O que você precisa saber sobre a organização de feiras e eventos

O que você precisa saber sobre a organização de feiras e eventos

Provavelmente em algum momento da vida você já visitou uma feira de negócios, uma exposição e outros grandes eventos. E com certeza percebeu a magnitude de cada um deles. Para que se tenham resultados positivos é indispensável um planejamento minucioso sobre todos os processos que envolvem um evento grande, desde o pré-evento, o evento em si até o pós-evento. Para que você entenda melhor como funciona a organização de feiras e eventos siga a leitura e planeje um evento de sucesso.

 

Pré-evento

Para que grandes feiras e eventos alcancem os seus objetivos o trabalho começa a ser desenvolvido muito tempo antes, geralmente com 1 ano de antecedência. E é esta fase que dará todo o tom do evento. Por isso é muito importante seguir alguns passos:

– Faça um check-list: para não deixar nada para trás é indispensável providenciar um lista com todas as ações, de modo a acompanhar o andamento e status de todos os itens.

– Manual informativo para expositores: as organizadoras costumam enviar com antecedência um manual com as regras do evento, como por exemplo, informações sobre horários de montagem e desmontagem de stand e dias e horários do evento.

– Save the date: com seis meses antes, os clientes recebem um lembrete sobre o evento, de modo que eles possam se preparar e organizar para participarem do evento.

– Orçamento: para não ter surpresas desagradáveis é importante fazer um levantamento do orçamento disponível.

– Divulgação: a 4 meses do evento é recomendado providenciar todo o material gráfico do evento: convites, catálogo, folders, fichas, banners, adesivos, etc. Além disso, é a hora de preparar um vídeo institucional para trazer dinamismo ao evento.

 

Durante o evento

É neste momento que todo o planejamento de fato vai se efetivar. Por isso:

– Acompanhe todas as ações do stand e certifique-se que tudo está em ordem;

– Capte informações dos visitantes com o leitor de código de barras ou QR Code;

– Tenha sempre um plano B: para caso aconteça algum imprevisto, você consiga agir rápido.

 

Pós-evento

É neste momento que você vai perceber se alcançou as metas estabelecidas para o evento. Portanto, assim que finaliza o evento:

– Tenha em mãos os dados de quem visitou o stand. Em casos de leitor de QR Code espere alguns dias o repasse das informações pela empresa que locou o leitor.

– Área comercial e de vendas em ação: em posse das informações a equipe comercial e de vendas deverão entrar em contato com os possíveis clientes e apresentar detalhadamente os produtos e serviços da empresa, além de estreitar o relacionamento e fortalecer a marca.

– Explore os desafios e resultados proporcionados pelo evento: use tudo o que aconteceu na feira para trazer de volta todo o investimento feito ao longo de um ano inteiro.

 

São muitas informações e detalhes na organização de feiras e grandes e eventos. Mas saiba que a Mice Online é capaz de atender a sua empresa para todos os tipos de eventos. Aqui você vai se surpreender com a qualidade e  confiabilidade dos eventos organizados pela Mice. Acompanhe as nossas mídias digitais e fique por dentro de grandes eventos.

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