GMM – Aprenda a gerenciar eventos

GMM – Aprenda a gerenciar eventos

São vários os tipos de eventos corporativos existentes, como reuniões, palestras, simpósios, congressos e cada um deles possui suas características diferentes. Mas em todos eles existe o objetivo em comum a troca de experiências com o intuito de alavancar resultados, motivar a equipe, comemorar resultados.

Por tudo isso, faz-se necessário como primeiro passo um bom planejamento. Dar a devida atenção a alguns aspectos básicos é garantia do sucesso de um evento. São muitos detalhes que devem ser lembrados para se poder promover uma experiência enriquecedora e produtiva para os participantes, em termos de qualidade e produtividade.

Uma primeira boa dica para começar o planejamento é fazer uma listagem bem detalhada de todas as tarefas que devem ser executadas antes, durante e depois do evento. Isso ajudará a visualizar os próximos passos e a delegar as tarefas entre os envolvidos. E uma boa relação com a equipe envolvida faz toda a diferença. Espírito coletivo e de ajuda mútua devem estar presentes para uma relação harmoniosa. É de fundamental importância também que essa equipe seja feita de profissionais capacitados e com jogo de cintura para driblar os momentos de estresse e pressão que fazem parte da rotina de programação e gerenciamento de eventos.

Use a tecnologia a seu favor. Programas de computador, planilhas e até aplicativos específicos estão aí para facilitar. É possível usar ferramentas voltadas para a gestão de multieventos, desde a fase de divulgação por meio de sites especializados para cada evento, até o controle de todas as demandas relacionadas a eles, usando aplicativos que gerenciam tudo em uma só plataforma, facilitando muito a vida das empresas, agilizando processos e auxiliando no cotidiano.

Tenha sempre em mente o “plano 2”. Como em qualquer segmento, imprevistos podem acontecer e aquilo que foi ora planejado pode não ser possível realizar. O melhor a se fazer durante a organização do evento é prever quais são as possibilidades de emergências dentro de cada cenário. Isso pode parecer um pensamento pessimista, mas é capaz de salvar qualquer planejamento, desde que você anteveja a possibilidade do problema. 

Tenha o seu plano em uma agenda de forma cronológica. Assim fica mais fácil controlar o que já foi realizado e as demandas que ainda precisam ser executadas. Mantenha sempre em dia e em ordem, ganhando assim tempo nas ações da produção.

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